Orientações sobre a tramitação de processos no SEI/ UFV
Este documento tem o objetivo de orientar o público interno quanto à correta tramitação de processos eletrônicos no SEI – Sistema Eletrônico de Informações, da Universidade Federal de Viçosa – UFV.
ORIENTAÇÃO SOBRE CLASSIFICAÇÃO DE ACESSO NO SEI
A Universidade reforça que, conforme a Lei de Acesso à Informação e a Lei Geral de Proteção de Dados, a publicidade é a regra na Administração Pública. Assim, os processos no SEI devem ser criados, como padrão, com classificação PÚBLICA.
Quando determinado documento contém dados pessoais ou informações protegidas por lei, apenas esse documento deverá ser classificado como RESTRITO, mantendo-se o processo público sempre que possível.
A correta classificação garante: Transparência institucional, Cumprimento da legislação, Proteção de dados pessoais, Acesso adequado pelo Portal Público.
O documento deverá ser classificado como RESTRITO quando contiver:
- Dados pessoais (Base legal: LGPD)
CPF, RG, Endereço residencial, Telefone pessoal. Dados bancários
- Dados pessoais sensíveis (Base legal: LGPD – art. 5º, II)
Informações de saúde, Laudos médicos, Dados biométricos, Informações sobre menores de idade
- Processos disciplinares em andamento (Base legal: LAI – art. 31)
- Denúncias com identificação do denunciante (Base legal: LAI + proteção ao denunciante)
- Informações protegidas por sigilo fiscal ou bancário (Base legal: Código Tributário Nacional)
Não devem ser classificados como restritos:
- Ofícios administrativo
- Memorandos
- Despachos
- Editais
- Portarias
- Relatórios institucionais sem dados pessoais
- Documentos contendo apenas nome e cargo de servidor
EVITAR MANTER PROCESSOS ABERTOS EM MÚLTIPLAS UNIDADES DO SEI
Manter processos eletrônicos abertos em uma unidade do SEI apenas para acompanhamento distorce as estatísticas do sistema e dificultar a gestão eficiente dos processos. O uso de ferramentas como “Acompanhamento Especial” é a melhor prática para monitorar o andamento sem impactar a tramitação.
A unidade só deve manter um processo aberto enquanto precisar realizar alguma ação sobre ele, como adicionar documentos, emitir pareceres ou tomar decisões. Assim que a intervenção for concluída, o processo deve ser enviado para a próxima unidade responsável, sem mantê-lo aberto na unidade remetente, garantindo um fluxo adequado e evitando congestionamento desnecessário no sistema. Se for a última atividade a ser realizada no processo, basta concluí-lo.
Essa abordagem melhora a transparência, facilita a rastreabilidade dos processos e garante que as estatísticas do SEI reflitam melhor a realidade do andamento processual.
EVITAR CRIAR SUBUNIDADES NO SEI PARA ACOMPANHAR PROCESSOS ESPECÍFICOS
Não é recomendado criar subunidades no SEI para “facilitar” o acompanhamento de processos específicos do SEI (como processos de bolsas, viagens, convênios, etc.). Para facilitar a gestão e o acompanhamento de processos específicos do SEI, recomenda-se ao usuário utilizar ferramentas como:
(i) acompanhamento especial,
(ii) marcadores,
(iii) atribuições de processos.
Na página do SEI e em vídeos do youtube há muitos manuais e tutoriais disponíveis sobre estas ferramentas.
O ESCRITÓRIO DE PROCESSOS DA UFV É O ÓRGÃO RESPONSÁVEL POR ELABORAR AS NORMAS DE UTILIZAÇÃO DO SEI
RESOLUÇÃO CONSU No 4, DE 11 DE MAIO DE 2021
Art. 10. Compete ao Escritório de Processos da DGI:
I – acompanhar a adequada utilização do SEI, zelando pela qualidade das informações nele contidas;
II – atuar como órgão gestor do SEI;
III – prestar atendimento e dirimir dúvidas quanto ao uso do SEI-UFV;
IV – elaborar e disseminar instrumentos orientadores do SEI-UFV; e
V – realizar a gestão administrativa do SEI-UFV e mantê-lo alinhado às demandas institucionais.
Site do Escritório de Processos da UFV
Dúvidas? Entre em contato conosco: sei@ufv.br