O discente não tem acesso regular ao SEI. Para ter acesso aos processos públicos, basta utilizar a pesquisa pública. Caso necessite de algum acesso especial, favor entrar em contato com a respectiva unidade ou departamento para cadastramento como usuário externo ou cadastramento com perfil de colaborador (em casos específicos).

Para acessar o SEI é necessário cadastramento como usuário externo. A partir desse cadastro, feito por meio de e-mail pessoal, um link ou convite de acesso ao processo será encaminhado com mais orientações.

Cada unidade possui um “gestor do SEI” que participou ativamente da migração dos processos coordenados pela respectiva unidade e também pela criação dos tipos de processos. Para saber se o tipo de processo desejado existe no SEI acesse a aba ‘processos’ deste site. Para obter informações adicionais sobre a tramitação do processo (da sua base de conhecimento, manuais etc) entre em contato com o setor responsável (o setor relacionado ao assunto do processo que deseja iniciar), conforme tabela abaixo:

Com relação a assinatura no SEI, não temos a opção de assinatura específica do cargo que ocupa, como se fosse um carimbo. Temos apenas as opções: Técnico-Administrativo em Educação ou Docente. Os demais tipos são de Chefias, Coordenações etc.

Os tipos de processo são criados a partir da análise do Escritório de Processos, da Diretoria de Governança Institucional. O interessado deve entrar em contato pelo e-mail sei@ufv.br informando a natureza do processo que pretende criar, bem como seu mapeamento e fluxo, indicando também, as unidades que terão acesso ao mesmo. A equipe da DGI-Escritório de Processos entrará em contato assim que possível.

Tente mudar o navegador. Algumas atualizações do Sistema não são compatíveis com alguns navegadores.

200Mb

O SEI permite a inclusão de arquivos com todas as extensões abaixo relacionadas, contudo, sugerimos que utilize a extensão PDF.

O bloco de assinatura é utilizado para assinatura de documentos e minutas por usuários que não estejam na mesma unidade.

Passo 1: Para criar um bloco de assinatura, clique em “Bloco de Assinatura” no menu esquerdo.
Passo 2: Clique em “Novo”, no canto superior direito.
Passo 3: No campo “Descrição”, digite o nome do bloco de assinatura.
No campo “Unidades para Disponibilização”, digite o nome da unidade que assinará as minutas do bloco e clique sobre o nome. Caso os documentos devam ser disponibilizados a mais de uma unidade para assinatura, faça uma nova pesquisa. Clique em “Salvar”, no canto superior direito.
Passo 4: Você criou o bloco de assinatura.
Passo 5: No menu principal, entre no processo desejado e selecione o documento que precisa ser assinado.
Passo 6: Abra o documento e clique no ícone “Incluir em Bloco de Assinatura.”
Passo 7: Verifique se o box do documento está selecionado. Clique no campo “Bloco”.
Passo 8: Selecione o Bloco de Assinatura desejado e clique em “Incluir”, no canto superior direito.
Repita os passos 5, 6, 7 e 8 para incluir outros documentos/minutas no mesmo Bloco de Assinatura.
Passo 9: O documento foi incluído no Bloco de Assinatura.
Passo 10: Retorne ao menu principal e clique no ícone “Blocos de Assinatura”
Passo 11: Clique no ícone “Disponibilizar bloco” para a unidade interessada ter acesso ao Bloco de Assinatura

Passo 1: Clique em “Bloco de Assinatura” no menu principal.
Passo 2: Para visualizar o documento/minuta, clique no ícone “Processos/Documentos do Bloco”.
Passo 3: Clique sobre o número do documento para visualizá-lo.
Passo 4: Após verificar o conteúdo do documento, clique no box “Selecionar para Assinatura” e na sequência, clique no ícone “Assinar documento”.
Passo 4.1: Caso precise alterar o conteúdo da minuta, clique no ícone “Visualizar árvore do processo” e posteriormente clique no ícone “Editar Conteúdo”.
Passo 4.1.2: Faça as alterações necessárias e clique em “Salvar”. Após, clique em “Assinar”.
Passo 4.1.3: Selecione seu cargo/função e digite sua senha. Tecle “Enter”.
Passo 4.2: Caso o documento já esteja assinado e precise ser alterado, você pode incluir uma anotação informando as alterações necessárias. Clique no ícone “Anotações”
Passo 4.2.1: Digite as informações e clique em “Salvar”.
Passo 5: Retorne ao menu “Bloco de Assinatura” e clique no ícone “Retornar Bloco” para devolver o bloco à unidade geradora.

O colaborador eventual pode ser cadastrado a partir de autorização e solicitação da chefia por ele responsável. Para isso, basta enviar um e-mail para sei@ufv.br com as seguintes informações:

Nome completo:

CPF e identidade:

Data de nascimento:

e-mail:

Jornada de trabalho:

Período no qual terá acesso aos sistemas – Validade do cadastro (recomenda-se máximo 2 anos):

Unidade(s) a ser vinculado:

Tipo de função: Terceirizado (indicar empresa/cargo); bolsista…

Favor conferir nosso Manual de disponibilização de documentos e processos ao usuário externo

Favor conferir nosso Manual do usuário externo.

Neste caso existem duas possibilidades:

1) Você pode digitalizar todo o processo físico e colocá-lo no SEI. A partir daí o processo físico será arquivado e a continuidade do mesmo se dará de forma digital.

2) Você pode continuar tramitando o processo fisicamente, inserindo as folhas de papel e levando de um local para outro e nós fazemos o registro desse processo no SEI, como se fazia no SisProcesso.

Se a sua solicitação for referente à situação 1, favor conferir o nosso Manual de Digitalização de Processos e seguir as orientações. Importante frisar que neste caso o usuário deverá criar um tipo de processo no SEI com natureza correspondente e nova numeração (automática do setor), digitalizar e anexar o processo físico em PDF e por fim adicionar o documento do tipo “Termo de Encerramento de Trâmite Físico“. O modelo está disponível no SEI. Após isto, a tramitação e instrução do processo passará a se dar somente por meio do SEI, neste novo processo.

Se for a situação 2, conforme orientações favor enviar e-mail para sei@ufv.br com as informações:

Número do processo:

Assunto:

Natureza:

Data de abertura:

Interessado:

Cabe salientar que o processo a ser criado na situação 2 é somente para registro do trâmite (controle), não podendo incluir documentos digitais no processo. Neste caso, o processo de controle será criado pela equipe de gestão do SEI com numeração idêntica a numeração antiga e será enviado a unidade SEI onde o processo físico está tramitando. A finalidade é mostrar (via SEI) o local onde o processo físico está tramitando. O processo físico original terá continuidade, como de costume.

Pedimos o prazo de 3 dias úteis para a ativação do cadastro de usuário externo. Caso esse prazo tenha expirado, possivelmente houve algum extravio da sua mensagem. Ao enviar os documentos para o e-mail usuarioexterno.sei@ufv.br você recebe um protocolo, ou OTRS. Favor reenviar o e-mail citando este número de protocolo recebido para localizarmos a mensagem.

O SEI permite a exclusão tanto de documentos externos quanto de documentos produzidos no sistema. Para isso, basta o usuário selecionar o documento desejado e clicar no ícone Excluir 

A exclusão do documento obedece a algumas regras:

• o processo que contém esse documento não pode ter sido tramitado ou acessado por outra unidade após a assinatura ou a inclusão do documento externo, conforme o caso;
• documento não assinado pode ser excluído na unidade que o produziu, pois é considerado minuta;
• documento assinado e ainda com caneta amarela ( ) pode ser excluído pela unidade que o gerou;
• documento externo autenticado e ainda com o símbolo amarelo ( ) pode ser excluído pela unidade que o incluiu no processo;
• documento externo não autenticado pode ser excluído pela unidade que o incluiu, desde que o processo não tenha sido tramitado ou que não tenha sido visualizado por outra unidade.

Para mais informações, acesse nossas orientações sobre exclusão e cancelamento de documentos no SEI.

O SEI UFV não permite o cancelamento de documento que já tenha sido tramitado e/ou visualizado. Caso seja necessário desconsiderar algum documento, pode-se:

2.1 – Invalidar o documento

1º) criar novo documento “invalidação”;

2º) incluir no campo ‘numeração’ os números dos documentos que serão invalidados. Ex.: “doc. xxx, yyy, zzz”.

3º) no conteúdo desse novo documento informar a justificativa da substituição ou da retificação de conteúdo, de acordo com a necessidade. Cabe salientar que esse procedimento já era utilizado nos processos físicos.

2.2 – Cancelar o documento – casos excepcionais

Os ocupantes de cargo de direção da UFV possuem a prerrogativa de analisar solicitações de cancelamento excepcionais em suas respectivas unidades vinculadas. Sendo assim, é de responsabilidade da chefia (Pró-Reitores e Diretores) a decisão de cancelamento do documento, não excluindo a necessidade de justificativa e responsabilização.

Cabe salientar que o procedimento é irreversível e passível de auditoria.  Essa operação exclui definitivamente o documento e  fica registrada no histórico do processo.

Para mais informações, acesse nossas orientações sobre exclusão e cancelamento de documentos no SEI.